Como controlar os dados do seu laboratório de prótese e estar em acordo com a LGPD
O laboratório de prótese deve ser tratado como uma empresa que se preocupa com a proteção dos dados pessoais dos seus clientes e dos seus funcionários. A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em maio de 2021 e se aplica a qualquer operação de tratamento de dados pessoais realizada no Brasil ou que envolva dados de indivíduos localizados no Brasil. A LGPD tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade das pessoas naturais e estabelece requisitos e princípios para o tratamento de dados pessoais, como o consentimento, a informação, a segurança, os direitos dos titulares, a governança e a comunicação de incidentes.
Além de cumprir a lei, controlar os dados de forma eficaz traz benefícios para o laboratório de prótese, como maior rapidez na entrega dos seus serviços, melhor relação com os seus clientes, maior segurança e competitividade no mercado. Muitos laboratórios perdem oportunidades incríveis por pura desorganização e esse tipo de problema é o mais comum na gestão de dados da empresa. Na maior parte das vezes, informações se perdem facilmente por uma gestão de dados que não é feita corretamente.
Por conta deste problema recorrente, separamos 8 dicas para você manter informações do seu laboratório de forma na qual você consiga não perder o controle do que está acontecendo em sua empresa e respeitar a LGPD.
Evite papéis Pode parecer até algo distante em um primeiro momento, mas é o primeiro passo para controlar os dados de maneira eficiente e organizada. O que for essencial, deve ser digitalizado, além de praticamente não ocupar espaço, é muito mais rápido, transparente e seguro que o papel. Além disso, a LGPD exige que os dados pessoais sejam armazenados em formato que permita a sua identificação e a sua rastreabilidade.
Faça backup de tudo Uma vez que toda a sua documentação é digital, o segundo passo é reforçar a segurança. Mantenha cópias de segurança em pelo menos dois lugares, sendo pelo menos um deles em nuvem*. Usar arquivos nuvem* também é interessante para quem utiliza documentos que sofrem modificações constantes. A LGPD também determina que os dados pessoais sejam protegidos contra acessos não autorizados, destruição, perda, alteração ou divulgação.
Tenha processos bem definidos Defina regras claras. É importante para qualquer rotina de organização laboratorial que exista padrões a serem seguidos. Isso simplifica a gestão de dados e facilita a identificação de qualquer problema que porventura apareça. A LGPD também exige que os dados pessoais sejam tratados de forma adequada, pertinente e limitada às finalidades informadas ao titular.
Automatize o máximo possível Com processos e regras definidos, fica fácil otimizar o trabalho e deixar que o computador faça o trabalho. Sempre que você tem um funcionário para fazer um trabalho que pode ser automatizado, o laboratório está perdendo dinheiro. E, logicamente, processos automatizados são muito mais rápidos e eficientes que o manual. A LGPD também permite que o tratamento de dados pessoais seja realizado de forma automatizada, desde que respeitados os direitos e os interesses do titular.
Seja transparente nas informações Transparência não é entregar todas as informações do laboratório, mas garantir que quem deve saber tenha acesso fácil a elas. Transparência deve sempre ser aliada a uma segurança de dados eficaz e, consequentemente, seu trabalho fica muito mais organizado e rápido. A LGPD também exige que os dados pessoais sejam tratados de forma transparente, fornecendo ao titular informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre o tratamento dos seus dados.
Divida categorias aos arquivos Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir que sejam fáceis de ser encontrados. A LGPD também determina que os dados pessoais sejam tratados de forma compatível com as finalidades informadas ao titular, sendo eliminados quando não forem mais necessários ou pertinentes.
Controle os dados pelo tempo Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de muito tempo ou itens que já expiraram ou não tem mais valor. Em documentos físicos, que ocupam espaço, faz sentido jogar o que não server mais fora, mas digitalmente o que é temporário não precisa ser tratado de forma radical, basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local caso precise consultar futuramente. A LGPD também estabelece que os dados pessoais sejam conservados pelo período necessário para o cumprimento das finalidades do tratamento, respeitando os prazos legais ou regulatórios.
Utilize sistema de gestão para laboratórios Uma das formas mais eficientes de automatizar os processos é usar uma ferramenta adequada para o serviço. Programas improvisados e planilhas infinitas até funcionam provisoriamente, porém um sistema especializado em administrar é essencial para controlar os dados do laboratório de forma eficiente. Essas soluções também são ótimas pois conseguem integrar e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados. No entanto, é preciso verificar se o sistema de gestão escolhido está em conformidade com a LGPD e se oferece garantias de segurança e de privacidade dos dados pessoais. Nesse sentido, a Urgtec tem o sistema ideal para o seu laboratório de prótese o LabFácil. O sistema da Urgtec está totalmente alinhado com a LGPD e conta com todo o aparato tecnológico de segurança e privacidade. Além disso, o sistema da Urgtec é fácil de usar, intuitivo e personalizável, atendendo às suas necessidades e às dos seus clientes. Com o sistema da Urgtec, você pode controlar os dados do seu laboratório de prótese de forma eficiente, organizada e conforme a LGPD. Assim, você poderá oferecer aos seus clientes e aos seus funcionários mais confiança, qualidade e segurança nos seus serviços. Se você quiser saber mais sobre o sistema da Urgtec e como ele pode te ajudar a controlar os dados do seu laboratório de prótese, entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como o nosso sistema pode fazer a diferença no seu negócio.