O laboratório de prótese deve ser tratado como uma empresa que se preocupa com a proteção dos dados pessoais dos seus clientes e dos seus funcionários. A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em maio de 2021 e se aplica a qualquer operação de tratamento de dados pessoais realizada no Brasil ou que envolva dados de indivíduos localizados no Brasil. A LGPD tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade das pessoas naturais e estabelece requisitos e princípios para o tratamento de dados pessoais, como o consentimento, a informação, a segurança, os direitos dos titulares, a governança e a comunicação de incidentes.
Além de cumprir a lei, controlar os dados de forma eficaz traz benefícios para o laboratório de prótese, como maior rapidez na entrega dos seus serviços, melhor relação com os seus clientes, maior segurança e competitividade no mercado. Muitos laboratórios perdem oportunidades incríveis por pura desorganização e esse tipo de problema é o mais comum na gestão de dados da empresa. Na maior parte das vezes, informações se perdem facilmente por uma gestão de dados que não é feita corretamente.
Por conta deste problema recorrente, separamos 8 dicas para você manter informações do seu laboratório de forma na qual você consiga não perder o controle do que está acontecendo em sua empresa e respeitar a LGPD.
- Evite papéis Pode parecer até algo distante em um primeiro momento, mas é o primeiro passo para controlar os dados de maneira eficiente e organizada. O que for essencial, deve ser digitalizado, além de praticamente não ocupar espaço, é muito mais rápido, transparente e seguro que o papel. Além disso, a LGPD exige que os dados pessoais sejam armazenados em formato que permita a sua identificação e a sua rastreabilidade.
- Faça backup de tudo Uma vez que toda a sua documentação é digital, o segundo passo é reforçar a segurança. Mantenha cópias de segurança em pelo menos dois lugares, sendo pelo menos um deles em nuvem*. Usar arquivos nuvem* também é interessante para quem utiliza documentos que sofrem modificações constantes. A LGPD também determina que os dados pessoais sejam protegidos contra acessos não autorizados, destruição, perda, alteração ou divulgação.
- Tenha processos bem definidos Defina regras claras. É importante para qualquer rotina de organização laboratorial que exista padrões a serem seguidos. Isso simplifica a gestão de dados e facilita a identificação de qualquer problema que porventura apareça. A LGPD também exige que os dados pessoais sejam tratados de forma adequada, pertinente e limitada às finalidades informadas ao titular.
- Automatize o máximo possível Com processos e regras definidos, fica fácil otimizar o trabalho e deixar que o computador faça o trabalho. Sempre que você tem um funcionário para fazer um trabalho que pode ser automatizado, o laboratório está perdendo dinheiro. E, logicamente, processos automatizados são muito mais rápidos e eficientes que o manual. A LGPD também permite que o tratamento de dados pessoais seja realizado de forma automatizada, desde que respeitados os direitos e os interesses do titular.
- Seja transparente nas informações Transparência não é entregar todas as informações do laboratório, mas garantir que quem deve saber tenha acesso fácil a elas. Transparência deve sempre ser aliada a uma segurança de dados eficaz e, consequentemente, seu trabalho fica muito mais organizado e rápido. A LGPD também exige que os dados pessoais sejam tratados de forma transparente, fornecendo ao titular informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre o tratamento dos seus dados.
- Divida categorias aos arquivos Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir que sejam fáceis de ser encontrados. A LGPD também determina que os dados pessoais sejam tratados de forma compatível com as finalidades informadas ao titular, sendo eliminados quando não forem mais necessários ou pertinentes.
- Controle os dados pelo tempo Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de muito tempo ou itens que já expiraram ou não tem mais valor. Em documentos físicos, que ocupam espaço, faz sentido jogar o que não server mais fora, mas digitalmente o que é temporário não precisa ser tratado de forma radical, basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local caso precise consultar futuramente. A LGPD também estabelece que os dados pessoais sejam conservados pelo período necessário para o cumprimento das finalidades do tratamento, respeitando os prazos legais ou regulatórios.
- Utilize sistema de gestão para laboratórios Uma das formas mais eficientes de automatizar os processos é usar uma ferramenta adequada para o serviço. Programas improvisados e planilhas infinitas até funcionam provisoriamente, porém um sistema especializado em administrar é essencial para controlar os dados do laboratório de forma eficiente. Essas soluções também são ótimas pois conseguem integrar e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados. No entanto, é preciso verificar se o sistema de gestão escolhido está em conformidade com a LGPD e se oferece garantias de segurança e de privacidade dos dados pessoais. Nesse sentido, a Urgtec tem o sistema ideal para o seu laboratório de prótese o LabFácil. O sistema da Urgtec está totalmente alinhado com a LGPD e conta com todo o aparato tecnológico de segurança e privacidade. Além disso, o sistema da Urgtec é fácil de usar, intuitivo e personalizável, atendendo às suas necessidades e às dos seus clientes. Com o sistema da Urgtec, você pode controlar os dados do seu laboratório de prótese de forma eficiente, organizada e conforme a LGPD. Assim, você poderá oferecer aos seus clientes e aos seus funcionários mais confiança, qualidade e segurança nos seus serviços. Se você quiser saber mais sobre o sistema da Urgtec e como ele pode te ajudar a controlar os dados do seu laboratório de prótese, entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como o nosso sistema pode fazer a diferença no seu negócio.
