O que são contas a pagar?
Contas a pagar são muito mais do que simplesmente organizar e pagar boletos. Esse processo é o alicerce de uma gestão financeira eficiente, pois impacta diretamente a precificação de produtos e serviços.
Um setor de contas a pagar bem estruturado permite que sua empresa tenha um panorama claro das despesas, garantindo que o caixa esteja alinhado com as metas de crescimento e estratégias de precificação.
No papel, pode parecer simples: organizar faturas, ficar atento aos prazos de vencimento e realizar os pagamentos. No entanto, a realidade vai muito além.
Com o programa LabFácil, esse processo é ainda mais simplificado, pois, além de controlar as contas, o sistema agenda automaticamente as contas cadastradas, facilitando o acompanhamento e garantindo que nada seja esquecido.
Um bom controle de contas a pagar exige alinhamento estratégico com o plano financeiro da empresa, avaliando constantemente sua saúde financeira e capacidade de investimento.
Por que o contas a pagar é crucial?
Controlar as contas a pagar vai além do cumprimento de obrigações financeiras. É o ponto inicial para uma gestão dinâmica e eficiente, pois influencia diretamente decisões como precificação e a possibilidade de assumir novos compromissos.
A seguir, vamos explorar os principais benefícios dessa prática:
- Redução de custos: Com uma visão clara dos gastos, o gestor financeiro pode identificar despesas desnecessárias e redirecionar recursos para áreas estratégicas, otimizando o orçamento. Setores como TI, por exemplo, podem ter custos reduzidos com a automação de processos.
- Prevenção de fraudes: Empresas com controle financeiro desorganizado estão mais vulneráveis a pagar faturas fraudulentas. Um bom controle de contas a pagar permite identificar cobranças indevidas e evitar golpes.
- Eliminação de juros e multas: Atrasar pagamentos pode gerar multas e juros, prejudicando a saúde financeira e a reputação da empresa. Com uma gestão eficiente, você garante que as obrigações sejam quitadas dentro do prazo, evitando esses custos extras.
- Otimização do tempo: Um processo organizado permite que você saiba exatamente o que deve ser pago e quando, eliminando a necessidade de buscar documentos e recibos na última hora.
Em resumo, contas a pagar não é apenas uma questão de pagar contas. É o ponto de partida para uma gestão financeira inteligente e, mais importante, a base para uma precificação correta e sustentável de seus produtos e serviços.
Colocando em Prática: Guia de Cadastro de Despesas
Agora que entendemos a importância do controle das contas a pagar e como esse processo é fundamental para a precificação e a saúde financeira da empresa, vamos explorar como colocá-lo em prática no dia a dia.
A seguir, você encontrará um guia prático para o cadastro de despesas no sistema LabFácil, garantindo uma gestão eficiente e organizada.
Guia de Cadastro de Despesas (Contas a Pagar)
Acesso ao módulo de Contas a Pagar:
No sistema, vá para Financeiro > Contas a Pagar.
Cadastro de uma nova despesa:
Clique em CADASTRAR para abrir a tela de cadastro de despesas.
Preenchimento do formulário:
- Fornecedor (1): Selecione o fornecedor relacionado à despesa.
- Histórico (2): Descreva a natureza da despesa (ex.: aluguel, compra de materiais).
- Parcela (3): Informação essencial para o cadastro de despesas parceladas.
- Vencimento (4): Insira a data de vencimento.
- Valor (5): Informe o valor total da despesa.
- Juros (6): Caso aplicável, insira os juros por atraso.
- Nota Fiscal (7) e Nº Duplicata (8): Campos opcionais para rastreabilidade.
- Competência (9): Data de competência (ex.: conta de luz de setembro paga em outubro).
- Grupos/Subgrupos (10-12): Personalize a categorização de suas despesas.
Após preencher tudo, clique em GRAVAR (13).
Após isso, sua despesa será registrada no sistema e estará visível na Agenda na data do vencimento.
Como Personalizar Grupos e Subgrupos
Para organizar suas despesas, acesse uma despesa já cadastrada e clique em PERSONALIZAR.
1 – Acesse qualquer despesa lançada no CONTAS A PAGAR e clique no botão PERSONALIZAR (1) e assim será aberta essa janela onde você verá uma aba nomeada GRUPOS/SUBGRUPOS (2), acesse essa aba e clique no botão CADASTRAR (3) para que possa cadastrar um novo GRUPO:
2 – Após digitar o nome desse grupo e GRAVAR, selecione o GRUPO (1) criado clicando sobre seu nome e assim será possível criar um SUBGRUPO para esse GRUPO, clicando na aba SUBGRUPO 1 (2), a janela deverá ficar dessa maneira identificando o GRUPO selecionado, ao clicar em CADASTRAR (3) poderá cadastrar o SUBGRUPO:
GRAVAR, selecione o SUBGRUPO (1) cadastrado clicando sobre ele e então, clique no botão SUBGRUPO 2 (2) para que possa cadastrar uma segunda classificação para esse SUBGRUPO (GRUPO > SUBGRUPO 1 > SUBGRUPO 2) e então basta seguir novamente o passo 2:
Despesas Parceladas
1 – Após cadastrar a despesa com o VALOR TOTAL (seguindo os passos anteriores) podemos gerar um DESDOBRAMENTO (Parcelamento) para essa despesa, basta clicar no botão DESDOBRAMENTO (1) e assim, essa janela será exibida para inserir os detalhes desse desdobramento para que o sistema gere de forma automática as parcelas subsequentes:
- Data do PRIMEIRO vencimento (2);
- Número de Parcelas (3);
- Intervalo entre as Parcelas (4), que pode ser gerada com os intervalos de 5 / 10 / 15 / 28 / 30 dias;
- Feito isso, basta clicar em GERAR DESDOBRAMENTO (4) que assim, o valor TOTAL será dividido pela quantidade de parcelas informadas no campo (3) de forma automática pelo sistema e assim, poderá alterar os detalhes manualmente conforme sua necessidade;
Feito os passos anteriores, basta rolar a tela até o fim e clicar no botão GRAVAR;
Uma vez todas as despesas cadastradas e principalmente informados os grupos e subgrupos em todos os níveis, você terá no seu deshboard Financeiro o demonstrativo completo dos totais das despesas.
Com esse guia, o processo de gestão de contas a pagar se torna ainda mais dinâmico e eficiente, fortalecendo o controle financeiro da sua empresa e permitindo uma visão clara de todas as obrigações.
Créditos:
Por Ellen Fleury, consultora do Studio Stern e Gabriel Martins, supervisor de suporte da Urgtec.
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